Artikel Penerapan Teknologi - IT Governance

 

A. Tata Cara Penyusunan IT

 

Bagi perusahaan modern, memiliki strategi bisnis saja tidak cukup untuk menghadapi persaingan dewasa ini. Strategi bisnis yang biasa dituangkan dalam dokumen atau cetak biru Business Plan harus pula dilengkapi dengan strategi teknologi informasi atau I/T Strategy. Tujuannya jelas, yaitu untuk memanfaatkan secara optimum penggunaan teknologi informasi sebagai komponen utama sistem informasi perusahaan (sistem yang terdiri dari komponen-komponen untuk melakukan pengolahan data dan pengiriman informasi hasil pengolahan ke fungsi-fungsi organisasi terkait). Mengapa strategi perlu dibuat?

Pertama adalah karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin. Kedua untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan, karena para kompetitor memiliki sumber daya teknologi yang sama. Alasan ketiga adalah untuk memastikan bahwa asset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan atau revenue maupun pengurangan biaya-biaya atau costs. Keempat adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan investasi (under investment) di bidang teknologi informasi. Dan alasan terakhir adalah untuk menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis perusahaan akan informasi.

Hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dan dipertimbangkan untuk menghasilkan sebuah I/T Strategy yang baik? Berikut adalah penjelasan-penjelasannya. Output yang diinginkan adalah sebuah strategi yang mencakup tiga hal pokok:

1. Sistem Informasi – merupakan definisi secara jelas dan terperinci sehubungan dengan jenis-jenis informasi apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan dan hal-hal yang berkaitan dengannya (kecepatan proses pengolahan data menjadi informasi, tingkatan detil informasi, cara menampilkan informasi, volume dan transaksi informasi, penangung jawab informasi, dan lain sebagainya).

2.  Teknologi Informasi – meliputi komponen-komponen perangkat keras (komputer, infrastruktur, alat komunikasi, dll.) dan perangkat lunak (aplikasi, sistem operasi, database, dll.) yang harus tersedia untuk menghasilkan sistem informasi yang telah didefinisikan.

3.  Manajemen Informasi – menyangkut perangkat manusia (brainware) yang akan mengimplementasikan sistem informasi yang dibangun dan mengembangkan teknologi informasi sejalan dengan perkembangan perusahaan di masa mendatang.

Untuk setiap domain atau hal pokok di atas, akan dianalisa dan diusulkan beberapa skenario atau pilihan (options), dimana setiap skenario memiliki variabelnya masingmasing seperti biaya (costs), manfaat (benefits), resiko (risks), dampak (impacts), tingkat kesulitan (complexity), hambatan (constraints), dan hal-hal terkait lainnya. Beberapa skenario ini kemudian diajukan dalam rapat para pimpinan manajemen untuk dibahas secara mendetail dengan tujuan tunggal untuk memilih skenario terbaik. Jika pembuatan IT Strategy melibatkan pihak ketiga seperti konsultan misalnya, ada baiknya dimintakan pendapat obyektif mereka (rekomendasi). Setelah skenario terbaik berhasil ditentukan, maka langkah terakhir adalah membuat rencana implementasi yang didasarkan pada manajemen proyek (project management). Melihat bahwa akan terjadi pengembangan beberapa modul sistem, maka harus dibedakan proyek-proyek jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang yang ditentukan melalui analisa nilai kepentingan atau skala prioritas. Jadwal pengembangan proyek inilah yang akan menjadi pegangan dalam setiap pengembangan teknologi informasi di perusahaan.

Untuk menghasilkan output yang berkualitas dengan karakteristik di atas, berbagai hal harus dilakukan, menyangkut masukan (input) yang dibutuhkan oleh tim penyusun IT Strategy dan proses analisa yang harus dilakukan. Setidak-tidaknya harus ada lima input utama sebagai langkah awal penyusunan IT Strategy: 

l  Business Strategy 

l  Business Trends 

l  Competitor Analysis 

l  I/T Trends 

l  Existing I/T

Business Strategy merupakan dokumen yang harus dijadikan landasan berpijak utama dalam pembuatan I/T Strategy karena dalam dokumen tersebut disebutkan visi dan misi perusahaan beserta target kinerja masing-masing fungsi pada struktur organisasi. Di dalam dokumen ini pula ditegaskan peranan teknologi informasi yang sesuai dengan strategi perusahaan (ingat bahwa untuk setiap perusahaan sejenis, posisi teknologi informasi dapat berbeda), sehingga filosofi yang digunakan dalam pengembangan I/T Strategy harus sesuai dengannya.

Business Trends adalah segala hal yang berhubungan dengan kecenderungan polapola bisnis yang akan terjadi di masa mendatang sehubungan di sebuah industri tertentu. Contohnya dalam industri keuangan seperti bank, asuransi, dan sekuritas. Ada kecenderungan bahwa di masa depan, ketiga entiti bisnis yang biasa terpisah ini akan bergabung menjadi sebuah perusahaan keuangan multi fungsi di mana produk-produk dan jasa pelayanan yang diberikan dapat beragam. Contoh lain adalah di industri pariwisata yang melibatkan perusahaan-perusahaan transportasi (darat, laut, dan udara), hotel, lokasi wisata, taman-taman hiburan dan lain sebagainya. Saat ini, masing-masing perusahaan berada dalam jalur bisnisnya sendiri-sendiri, tetapi dengan adanya kemajuan teknologi informasi dan fenomena pembentukan rekanan strategis (strategic alliances) antar beberapa perusahaan, kecenderungannya di masa depan akan terbentuk sebuah tipe perusahaan pelayanan yang memadukan servis-servis yang biasa dilakukan perusahaanperusahaan dalam industri pariwisata tersebut. Hal-hal seperti di atas perlu dicermati dan dipelajari untuk mengantisipasi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dalam jangka pendek, menengah, atau panjang yang dapat mempengaruhu infrastruktur teknologi informasi yang ada (karena adanya perubahan orientasi bisnis).

Competitor Analysis merupakan suatu aktivitas yang harus dilakukan mengingat bahwa pada dasarnya strategi itu dibuat karena adanya pesaing. Tujuan dari dikembangkannya teknologi informasi adalah untuk meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapat menghasilkan produk atau jasa yang cheaper, better, dan faster dibandingkan dengan produk atau jasa yang dihasilkan kompetitor. Sehingga jelas bahwa tujuan diadakannya analisa terhadap para pesaing bisnis adalah untuk melihat seberapa murah, seberapa baik, dan seberapa cepat produk dan jasa yang ditawarkan perusahaan lain sehingga hal tersebut dapat menjadi patokan target perusahaan.

Tujuan dipelajarinya I/T Trend adalah agar tidak terjadi kesalahan dalam pemilihan teknologi yang diterapkan dan dikembangkan di perusahaan. Tidak semua produk-produk teknologi informasi tergolong baik. Dari sekian banyak produk yang ditawarkan, lebih banyak yang gagal bertahan di pasaran daripada yang berhasil.

Perusahaan harus dapat melakukan pemilahan terhadap teknologi mana saja yang masih dalam tahap percobaan atau perkenalan (infancy/emerging), perkem-bangan (growth), stabil (mature), dan mulai ditinggalkan (facing out). Dan dari sekian banyak produk, mana pula yang kira-kira akan menjadi standar di masa mendatang. Di samping untuk tujuan tersebut di atas, melihat trend dalam perkembangan teknologi informasi berarti mempelajari kesempatan-kesempatan (opportunities) baru yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan di masa mendatang, baik dalam peningkatan revenue, penurunan costs, atau kemungkinan dikembangkannya bisnis baru.

Hal terakhir yang harus dipelajari adalah konfigurasi dan spesifikasi dari teknologi informasi yang dimiliki perusahaan saat ini (Existing I/T). Alasan utamanya adalah karena pada hakekatnya pengembangan teknologi informasi di masa mendatang dibangun di atas infrastruktur yang dimiliki saat ini (baseline), bukan membuat sesuatu yang sama sekali baru (paling tidak jika diputuskan untuk sama sekali tidak menggunakan infrastruktur yang ada sekarang, tetap saja diperlukan strategi untuk facing out).

Setelah mengetahui output dan input yang dibutuhkan, tahap selanjutnya adalah aspek-aspek yang harus dipelajari dan dianalisa sebagai dasar pijakan pembuatan rekomendasi stretegi yang cocok diterapkan. Secara garis besar, ada dua aspek utama yang harus dicermati: aspek internal dan aspek eksternal.

 Di dalam aspek internal, ada empat hal utama yang harus dianalisa: 

1.        Struktur Organisasi – mempelajari fungsi-fungsi apa saja yang ada dalam organisasi dan bagaimana hubungan keterkaitan antara fungsifungsi tersebut;

2.        Proses dan Prosedur – mempelajari bagaimana proses dan prosedur penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan secara mendetail; 

3.        SDM dan Budaya Perusahaan – mempelajari karakteristik manusia sebagai implementor sistem yang diterapkan perusahaan, terutama halhal yang melatarbelakangi terbentuknya budaya perusahaan; dan 

4.        Sumber Daya dan Infrastruktur Perusahaan – mempelajari sumber daya-sumber daya yang dimiliki perusahaan seperti asset, keuangan, manusia, informasi, waktu, dan lain sebagainya.

Mempelajari faktor-faktor internal ini sangat perlu dilakukan karena pada kenyataannya setiap perusahaan memiliki keunikan tersendiri, yang membedakannya dengan perusahaan lain. Harap diperhatikan bahwa pada dasarnya strategi adalah bagaimana meutilisasikan sumber daya-sumber daya yang dimiliki perusahaan sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan produk atau jasa sesuai dengan target yang diinginkan. Di dalam aspek eksternal, ada dua faktor yang harus dipelajari: 

1.    Produk dan Jasa (Pelayanan), yang merupakan alasan mengapa sebuah perusahaan didirikan, karena dari penjualan produk dan jasa inilah pendapatan diperoleh untuk mendapatkan profit atau keuntungan.

2.     Pasar dan Pelanggan, yang merupakan kumpulan dari para calon pembeli produk atau jasa yang ditawarkan tersebut di atas.

Aspek eksternal ini pun mutlak dipelajari karena tanpa ada produk dan jasa yang laku dijual di pasaran, perusahaan akan merugi dan jatuh bangkrut. Apa gunanya memiliki teknologi informasi yang canggih namun tidak ada orang yang berminat membeli produk atau jasa tersebut? Di pihak lain, banyak sekali hal yang telah terbukti bahwa keterlibatan teknologi informasi memungkinkan terciptanya produk-produk atau jasa-jasa baru yang dapat ditawarkan perusahaan atau memperbaiki produk atau jasa yang sudah ada. Tidak tertutup ada kemungkinan bahwa teknologi informasi dapat mempengaruhi pasar dan pelanggan.

Mengapa kedua aspek di atas harus dipelajari sehubungan dengan penyusunan I/T Strategy? Kalau diamati lebih jauh, hanya komponen-komponen yang berada di dalam aspek internal saja yang dapat dikontrol oleh perusahaan karena semuanya merupakan milik perusahaan. Sementara di lain pihak, komponen-komponen pada aspek eksternal berada di luar kendali perusahaan, sehingga perusahaan hanya dapat bertindak secara pasif dan adaptif (dengan asumsi bahwa tidak ada praktek monopoli). Namun dilemanya, justru aspek eksternal-lah yang belakangan ini menjadi sedemikian kuatnya, sehingga merupakan sumber mati hidupnya perusahaan (ingat istilah-istilah seperti market driven, customer oriented, customer is a king, service quality, dan lain sebagainya). Sehingga, harus diperlukan strategi khusus untuk dapat mengantisipasi setiap pergerakan dinamis yang mungkin terjadi pada komponen-komponen eksternal. Hal kedua yang patut dipelajari adalah bahwa perubahan pada komponen luar akan merubah komponen-komponen internal baik secara langsung maupun tidak langsung, karena sebagai komponen internal, teknologi informasi harus mampu mengantisipasi perubahan tersebut.

Pada akhirnya semua strategi yang ada harus diimplementasikan, bukan hanya dijadikan seketar mimpi yang dapat terwujud dapat juga tidak. Untuk keperluan ini, harus ditunjuk seseorang yang bertanggung jawab atas implementasi semua rencana tersebut. Untuk perusahaan besar, biasanya akan ditunjuk seorang CIO (Chief Information Officer). Selanjutnya CIO ini akan memilih orang-orang terbaik sebagai anggota team pengembangan teknologi informasi. Sebelum team ini bekerja berdasarkan cetak biru yang telah dibuat, terlebih dahulu CIO harus menjelaskan visi dan misi team tersebut, beserta target-target dan ukuran kinerja (performance) yang ingin dicapai. Selanjutnya CIO tersebut akan mengundang para manajer menghadiri suatu sesi dimana CIO akan mempresentasikan rencana-rencananya untuk memperoleh dukungan. Terhitung mulai saat itu, dimulailah perjalanan implementasi teknologi informasi di perusahaan.

 

B. Tujuan dan Manfaat Strategi TI

            Dodi Nandika, Gatot H. Priowirjanto dan Soekartawi (2007: 11) menjelaskan TIK adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan cara yang menarik dan inovatif untuk menyediakan pembelajaran seumur hidup dengan akses global terhadap informasi, pembelajaran dan dukungan. Dalam hal ini TIK mencakup perangkat komunikasi atau aplikasi, meliputi: radio, televisi, telepon selular, komputer dan jaringan perangkat keras dan perangkat lunak, sistem satelit dan sebagainya, serta berbagai layanan dan aplikasi yang terkait dengan mereka, seperti video conference dan pembelajaran jarak jauh. Hal senada dikemukakan oleh Anderson (2010: 4) bahwa TIK mencakup banyak teknologi yang memungkinkan kita untuk menerima informasi dan berkomunikasi atau bertukar informasi dengan orang lain, dengan perangkat dan fungsi untuk Capturing (menangkap), interpreting (menaf sirkan), storing (menyimpan), dan transmitting (mengirimkan) informasi.

                Pada awal perkembangan sejarah peradaban manusia, melalui bahasa manusia bertukar informasi dan bahasa bisa dikatakan sebagai teknologi. Bahasa memungkinkan seseorang memahami informasi yang disampaikan oleh orang lain. Tetapi menjadi kelemahanya adalah bahasa yang disampaikan manusia melalui mulut ke mulut ini tidak bertahan lama yaitu melalui ucapan dan selalu berubah-ubah dalam penyampainya dari satu ke satu mulut lainya. Setelah ucapan itu selesai maka informasi berada ditangan si penerima. Selain itu juga jangkauan suara terbatas, sampai jarak tertentu meskipun masih terdengar informasi yang disampaikan lewat bahasa suara akan terdegradasi bahkan akan hilang.

Perkembangan teknologi dari pengaruh globalisasi sekarang ini begitu pesat yang diiringi dengan perkembangan sistem informasi yang berbasis teknologi. Hal ini telah menyebabkan terjadinya perubahan-perubahan yang begitu cepat di dalam berbagai bidang. Teknologi informasi dalam hal ini merupakan salah satu tiang penopang keberhasilan dalam era globalisasi itu (Mulyadi, 1999 dalam Dony 2008). Kemunculan teknologi mainframe pada dekade 1960-an telah membawa perubahan mendasar pada proses pengolahan data, yaitu dari proses manual ke proses Bacth (Batch Processing). Dengan dukungan komputer yang semakin baik, tahun 1970 proses pengolahan data mulai bergerak menjadi system on-line data processing (Widiatmoko, 2004 dalam Dinar. K, 2006). Menurut (Wreden, 1997 dalam Hendri 2008) penggunaan teknologi dalam perusahaan akan mendukung kegiatan perusahaan yaitu: 1) meningkatkan produktivitas, 2) mengurangi biaya operasional, 3) meningkatkan pengambilan keputusan, 4) meningkatkan relationship dengan pelanggan, 5) mengembangkan aplikasi strategi baru.

 

Salah satu cara agar organisasi atau perusahaan dapat bersaing dengan para kompetitornya adalah dengan menggunakan sistem informasi yang baik. Tidak sedikit organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan dana yang begitu besar dalam investasi sistem informasi tersebut. Kesuksesan pengembangan sistem informasi sangat tergantung pada kesesuaian harapan antara system analyst, pemakai (user), sponsor dan kostumer (Szajna dan Scammel, 1993 dalam Elfreda Aplina, 2003). Demikian juga (Bodnard dan Hopwood, 1995 dalam Elfreda Aplina, 2003) berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi, tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional.

Berdasarkan penelitian dari para peneliti dan praktisi diperoleh hasil bahwa teknologi informasi yang dimiliki oleh perusahaan merupakan nilai potensial yang dapat digunakan sebagai salah satu keunggulan kompetitif perusahaan bersangkutan. Infrastruktur teknologi informasi merupakan alat kompetitif bagi perusahaan dan merupakan masalah krusial dalam perkembangan keunggulan kompetitif jangka panjang sebuah perusahaan. Karakteristik unik dari infrastruktur teknologi informasi menentukan nilai infrastruktur sebuah organisasi. Salah satu karakteristik infrastruktur teknologi informasi adalah fleksibel dan responsive. (Yusni dan Clara, 2008).

Teknologi informasi dalam sebuah organisasi terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, perangkat telekomunikasi, manajemen basis data, dan teknologi lain yang digunakan untuk menyimpan data dan membuat data tersedia dalam bentuk informasi kepada pembuat keputusan. (Daft, 2000 dalam Dinar. K, 2006). Teknologi informasi modern dilandasi pada pemahaman bahwa sebagian besar aktivitas organisasi melibatkan kelompok manusia dan karyawan organisasi, atau pemasok dan pelanggan. Agar kelompok tersebut bekerja sama, sepakat memecahkan masalah dan memenuhi kebutuhan satu sama lain, mereka harus bisa berbagi informasi. Jadi, banyak perusahaan atau organisasi menggunakan teknologi informasi menawarkan kemampuan kepada orang-orang untuk memanfaatkan Komputer mereka dalam rangka menyebarkan informasi. (Daft, 2002 dalam Dinar. K, 2006).

Ada juga manfaat TI pada bisnis perusahaan yaitu Lingkungan, organisasional dan faktor teknologi membuat lingkungan persaingan bisnis yang tinggi, di mana faktor-faktor ini cepat berubah, yang kadang-kadang caranya tidak dapat diprediksi. Akibat perubahan yang cepat ini, perusahaan perlu reaksi yang cepat dalam menghadapi masalah dan peluang yang dihasilkan dari lingkungan bisnis yang baru tersebut (yang berfokus pada konsumen). Boyett dan Boyett (1995) dalam (Turban, et.all, 2001) menekankan perubahan dan gambaran yang dramatik ini dengan business pressures. Untuk dapat sukses (tetap survive) dalam dunia yang dinamis ini, UKM seharusnya tidak hanya melakukan tindakan-tindakan tradisional seperti lowering cost, tetapi juga melakukan aktivitas-aktivitas inovasi seperti merubah struktur atau proses yang disebut sebagai critical responses activities. Aktivitas-aktivitas tersebut dapat dilakukan di beberapa atau semus proses organisasi. Respon dapat bereaksi terhadap tekanan yang terjadi atau respon dapat merupakan inisiatif yang terencana untuk mempertahankan organisasi dengan melawan atau bertentangan dengan tekanantekanan dimasa yang akan datang. Respon dapat juga merupakan aktivitas yang mengekploitasi peluang yang diciptakan oleh kondisi yang berubah. Kebanyakan aktivitas-aktivitas respon ini dapat difasilitasi dengan baik dengan teknologi informasi (TI) atau Information Technology (IT). Dengan memiliki, menggunakan dan memanfaatkan teknologi informasi, perusahaan dapat merespon perubahan lingkungan yang terjadi melalui beberapa kegiatan, antara lain (Turban, et.all, 2001): 1. Sistem Strategis Sistem strategi memberikan perusahaan keuntungan yang memungkinkannya untuk meningkatkan pangsa pasar dan atau laba, untuk dapat bernegosiasi secara lebih baik dengan para pemasok atau untuk mencegah pesaing memasuki pasarnya. 2. Fokus pada Pelanggan Usaha organisasional untuk memberikan layanan pelanggan yang sangat bagus dapat membuat perbedaan dalam menarik serta mempertahankan pelanggan, atau kehilangan pelanggan yang pergi ke para pesaing. Berbagai alat IT dan proses bisnis didesain untuk menjaga pelanggan tetap senang. 3. Perbaikan Berkelanjutan Banyak perusahaan melaksanakan program yang secara terus menerus meningkatkan produktivitas dan kualitasnya dan program ini difasilitasi dengan IT (misal: TQM, JIT). Tujuan dasar penggunaan IT dalam perbaikan yang berkelanjutan adalah untuk memonitor dan menganalisis kinerja serta produktivitas dan mengumpulkan, membagi dan menggunakan dengan lebih baik pengetahuan organisasional.

4. Menstrukturisasi Proses Bisnis Menstrukturisasi proses bisnis bisa dilakukan melalui Rekayasa Ulang Proses Bisnis (Business Process reengineering-BPR): perusahaan secara fundamental mendesain kembali proses bisnis tertentu (misal: pembelian, utang usaha, desain produk baru). Perancangan kembali yang radikal tersebut menyebabkan inovasi besar dalam struktur oeganisasi dan cara perusahaan menjalankan bisnisnya. Jika dilakukukan dalam lingkup yang lebih kecil daripada keseluruhan perusahaan proses desain ulang ini disebut restrukturisasi. Dalam strukturisasi IT berperan dalam menyediakan otomatisasi, memungkinkan bisnis dilakukan di berbagai lokasi yang berbeda, memberikan fleksibilitas dalm manu faktur, memungkinkan pengiriman yang lebih cepat ke para pelanggan, dan menciptakan atau memfasilitasi berbagai model bisnis baru, serta mendukung transaksi cepat dan nonkertas di antara pemasok, produsen dan peritel.

5. Penyesuaian sesuai Pesanan dan Massal Produk atau jasa dibuat sesuai pesanan adalah strategi untuk memproduksi produk dan jasa yang telah disesuaikan. Masalah bisnisnya adalah bagaimana cara untuk menyediakan penyesuaian dan melakukannya secara efisien dengan biaya yang cukup rendah. Hal ini bisa diatasi dengan cara mengubah proses manufaktur dari produksi massal ke penyesuaian massal. Perbedaan antara produksi massal dengan penyesuaian massal adalah: kalau produksi massal perusahaan menghasilkan banyak sekali barang yang sama sedangkan penyesuaian massal perusahaan memproduksi barang dalam jumlah besar tetapi disesuaikan agar memenuhi keinginan tiap pelanggan. IT dan e-commerce adalah fasilitator ideal untuk penyesuaian massal, di mana IT dan e-commerce memungkinkan komunikasi interaktif antara pembeli dengan desainer agar pelanggan dapat dengan cepat dan benar mengkonfigurasi produk yang diinginkan. Selain itu pemesanan secara elektronik akan masuk ke fasilitas produksi dalam hitungan menit.

6. Aliasi Bisnis Banyak perusahaan menyadari bahwa aliansi sangat menguntungkan. Perusahaan virtual/maya: salah satu jenis aliansi bisnis dengan mitra bisnis beroperasi melalui jaringan telekomunikasi, biasanya tanpa kantor pusat permanen, untuk memproduksi suatu produk atau jasa. Dalam hal mengadakan aliansi bisnis, TI memungkinkan perusahaan untuk dapat melakukan komunikasi dan koordinasi dengan lebih baik. Sehubungan dengan pengaruh TI pada perkembangan UKM, A. Ridwan Sinegar (2005) mengemukakan bahwa sejumlah UKM menyatakan bahwa penggunaan Sistem Informasi (SI)/TI telah membawa perbaikkan yang jelas dalam hal penurunan biaya dan peningkatan keuntungan. Disebutkan bahwa SI/TI memberikan manfaat bagi UKM sebagai berikut: 1) memperbaiki produktivitas dan kinerja, 2) pengawasan operasi internal yang lebih besar, 3) kemungkinan cara-cara baru dalam pengelolaan, 4) kemungkinan bentuk organisasi baru, 5) nilai tambah terhadap paket produk/layanan dan 6) membuka pasar yang jauh..

 

C. Langkah Langkah Starategi TI

Ada tiga sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu organisasi. Pertama, memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi. Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis (Ward and Peppard, 2002). Namun sering ditemukan bahwa penerapan TI kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi akibat penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan TI sebagai bagian solusi (Earl, 1992). Permasalahan di dalam penerapan SI/TI pada suatu organisasi dapat dikatakan sebagai paradoks produktivitas (Roach, 1994). Dimana didalam penerapan SI/TI sudah diimplementasikan secara baik, namun dari sisi lain seperti halnya keamanan, sumber daya manusia, transparansi, dan lain-lain bersifat sebaliknya. Sebagai contoh Komisi Pemilihan Umum (KPU) telah menginvestasikan sedikitnya Rp. 200 milyar untuk pengadaaan perangkat dan aplikasi SI/TI dengan harapan agar penghitungan suara hasil pemilu dapat berjalan dengan cepat, akurat dan transparan. Dalam beberapa hal penayangan hasil perhitungan suara sudah memenuhi kriteria kecepatan yang diinginkan, namun demikian akurasi dan transparansi masih menjadi persoalan yang berbuntut pada keraguan terhadap masih diperlukannya SI/TI dalam pemilu-pemilu berikutnya. Jika ditambahkan dengan persoalan rentannya sistem keamanan yang melekat pada SI/TI KPU, belum tersedianya komputer dan jaringan komunikasi secara merata di seluruh Panitia Pemungutan Suara (PPS) di tingkat kecamatan, serta persoalan manajemen sistem informasi yang dinilai masih tidak standar, dapat diperkirakan persoalan paradok produktivitas SI/TI di KPU makin menjadi nyata. Permasalahan lain dalam penerapan SI/TI adalah investasi SI/TI masih belum berhasil memberikan manfaat yang diharapkan kepada organisasi (Ward and Peppard, 2002). Pimpinan perusahaan sering dihadapkan pada kenyataan bahwa belanja modal (capital expenditure) untuk SI/TI tidak membuahkan hasil hingga nilai tertentu sesuai dengan besarnya investasi yang telah dilakukan. Perusahaan menggunakan SI/TI untuk pengelolaan akuntansi dan keuangan, operasional pemasaran, layanan pelanggan, koordinasi antar kantor cabang, perencanaan produksi, pengendalian persediaan, mengurangi lead time, melancarkan distribusi dan lain sebagainya. Namun tidak jelas apakah penggunaan SI/TI semacam ini sudah secara nyata menghasilkan output yang lebih banyak (Robert Solow dalam McCarty, 2001).

STRATEGI SI DAN STRATEGI TI

Bila kita mengharapkan agar penerapan TI optimal, dibutuhkan suatu strategi SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis organisasi. Hal ini diperlukan agar investasi yang dikeluarkan untuk TI sesuai dengan kebutuhan dan memberi manfaat yang diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Earl membedakan antara strategi SI dan TI (Earl, 1997). Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan rganisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan “apa?”. Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana?”. Sebagai contoh suatu organisasi menerapkan Executive Information System pada bidang pemasaran hal ini mempengaruhi aliran informasi vertikal dalam perusahaan. Pihak manajemen atas memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber informasi terhadap manajemen menengah. Jaringan telekomunikasi sebagai aplikasi teknologi informasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan cepat di antara departemen dan divisi yang berbeda.

Untuk menentukan strategi SI/TI yang dapat mendukung pencapaian visi dan misi organisasi, maka perlu pemahaman tentang strategi bisnis organisasi. Pemahaman tersebut mencakup penjelasan terhadap hal-hal berikut : mengapa suatu bisnis dijalankan, kemana tujuan, dan arah bisnis, kapan tujuan tersebut dicapai, bagaimana cara mencapai tujuan dan adakah perubahan yang harus dilakukan. Jadi dalam membangun suatu strategi SI/TI, yang menjadi isu sentral adalah penyelarasan (alignment) strategi SI/TI dengan strategi bisnis organisasi.

PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI

Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002). Gambar dibawah menunjukkan skema perencanaan strategis SI/TI Ward dan Peppard. Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah adanya misi utama : Keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi pengembangan bottom up dan analisa top down (Pant & Hsu, 1995).

METODOLOGI PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI VERSI WARD AND PEPPARD

Faktor penting dalam proses perencanaan strategis SI/TI adalah penggunaan metodologi. Metodologi merupakan kumpulan dari metode, teknik, dan tools yang digunakan untuk mengerjakan sesuatu. Tujuan dari penggunaan metodologi dalam perencanaan strategis SI/TI adalah untuk meminimalkan resiko kegagalan, memastikan keterlibatan semua pihak yang berkepentingan serta meminimalkan ketergantungan individu, dan lebih menekankan kepada proses dan sasaran yang ditentukan. Pendekatan metodologi versi Ward and Peppard ini dimulai dari kondisi investasi SI/TI dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi dan menangkap peluang bisnis, serta fenomena meningkatkan keunggulan kompetitif suatu organisasi karena mampu memanfaatkan SI/TI dengan maksimal. Kurang bermanfaatnya investasi SI/TI bagi organisasi disebabkan karena perencanaan strategis SI/TI yang lebih fokus ke teknologi, bukan berdasarkan kebutuhan bisnis. Metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran (Ward & Peppard, 2002). Tahapan masukan terdiri dari: 1. Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi. 2. Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim bersaing perusahaan. 3. Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis saat ini, bagaimana kematangannya (maturity), bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini. 4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok. Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang isinya terdiri dari: 1. Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi. 2. Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia SI/TI. 3. Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan. Beberapa teknik/metode analisis yang digunakan dalam perencanaan strategis SI/TI pada metodologi ini, mencakup analisis SWOT, analisis Five Forces Competitive, analisis Value Chain, metode Critical Succes Factors, metode Balanced Scorecard, dan McFarlan’s Strategic Grid.

METODE DAN TEORI ANALISIS PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI

Analisis SWOT Analisis SWOT akan dipetakan dari hasil analisis lingkungan. Kekuatan diidentifikasikan dengan tujuan untuk mengetahui apa saja kekuatan organisasi untuk dapat meneruskan dan mempertahankan bisnis. Dengan mengetahui kekuatan yang dimiliki organisasi akan dapat mempertahankan dan bahkan meningkatkan kekuatan sebagai modal untuk dapat bersaing. Mengidentifikasi kelemahan bertujuan untuk dapat mengetahui apa kelemahan-kelemahan yang masih ada, dan dengan mengetahui kelemahan tersebut, maka perusahaan dapat berusaha untuk memperbaiki agar menjadi lebih baik. Kelemahan yang tidak atau terlambat teridentifikasi akan merugikan bagi perusahaan. Oleh karena itu dengan semakin cepat mengetahui kelemahan, maka perusahaan juga dapat sesegera mungkin mencari solusi untuk dapat menutupi kelemahan tersebut. Dengan mengetahui peluang, baik peluang saat ini maupun peluang dimasa yang akan datang, maka perusahaan dapat mempersiapkan diri untuk dapat mencapai peluang tersebut. Berbagai strategi dapat disiapkan lebih dini dan terencana dengan lebih baik sehingga peluang yang telah diidentifikasi dapat direalisasikan. Berbagai jalan untuk dapat mewujudkan peluang/kesempatan dan mempertahankan kelangsungan bisnis organisasi tentunya akan mengalami banyak ancaman. Ancaman yang dapat teridentifikasi dapat dicarikan jalan keluarnya sehingga organisasi dapat meminimalkan ancaman tersebut.

Critical Success Factor (CSF) Analisa CSF merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. CSF dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan. Peranan CSF dalam perencanaan strategis adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi SI-nya, memfokuskan proses perencanaan strategis SI pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi SI dan mengevaluasi strategi SI.

McFarlan Strategic Grid

McFarlan strategic grid digunakan untuk memetakan aplikasi SI berdasarkan konstribusinya terhadap organisasi. Pemetaan dilakukan pada empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support). Dari hasil pemetaan tersebut didapat gambaran konstribusi sebuah aplikasi SI terhadap organisasi dan pengembangan dimasa mendatang (Ward and Griffith 1996).

Analisa Value Chain Analisa Value Chain dilakukan untuk memetakan seluruh proses kerja yang terjadi dalam organisasi menjadi dua kategori aktivitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Mengacu pada dokumen organisasi yang menyebutkan tugas dan fungsi setiap unit kerja berdasarkan pengamatan yang dilakukan terhadap proses kerja yang terjadi di masing-masing unit kerja

Balanced Scorecard Balanced Scorecard pertama kali dipublikasikan oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton pada tahun 1992 dalam sebuah artikel yang berjudul ”Balanced Scorecard – Measures That Drive Performance”. Balanced Scorecard pada awal diperkenalkan adalah merupakan suatu sistem manajemen penilaian dan pengendalian yang secara cepat, tepat, dan komprehensif dapat memberikan pemahaman kepada manajer tentang performance bisnis. Kaplan dan Norton telah memperkenalkan Balanced Scorecard pada tingkat organisasi enterprise. Prinsip dasar dari Balanced Scorecard ini adalah titik pandang penilaian sebuah perusahaan hendaknya tidak hanya dilihat dari segi finansial saja tetapi juga harus ditambahkan ukuran-ukuran dari perspsektif lainnya seperti tingkat kepuasaan customer, proses internal dan kemampuan melakukan inovasi. Menurut Kaplan dan Norton, Balanced Scorecard didefinisikan sebagai berikut : ”…a set of measure that’s gives top manager a fast but comprehensive view of the business, includes financial measures that tell the results of actions already taken, complements the financial measures with operational measures on customer satisfaction, internal process and the organization’s innovation and improvements activities – operational measures that are the drivers of future financial performance”. Balanced Scorecard lebih dari sekedar sistem pengukuran taktis atau operasional. Perusahaan yang inovatif menggunakan scorecard sebagai sistem manajemen strategis, untuk mengelola strategi jangka panjang dan menghasilkan proses manajemen seperti :

1.       Memperjelas dan menerjemahkan visi dan strategi.

2.       Mengkomunikasikan dan mengkaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis.

3.       Merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategis.

4.       Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.

Perencanaan Strategis SI/TI digunakan untuk menyelaraskan antara kebutuhan strategi bisnis dan strategi SI/TI untuk mendapatkan nilai tambah dari suatu organisasi dari segi keunggulan kompetitif. Proses identifikasi kebutuhan informasi Perencanaan Strategis Sistem Informasi dimulai terlebih dahulu dari lingkungan organisasi yang memuat visi, misi, dan tujuan organisasi, dilanjutkan kepada identifikasi terhadap lingkungan internal dan eksternal organisasi, serta identifikasi internal dan eksternal SI/TI lingkungan organisasi, yang kemudian proses penentuan peluang SI/TI dapat dilaksanakan ketika kebutuhan informasi yang didrive dari tujuan organisasi telah semuanya teridentifikasi. Hasil dari Perencanaan Strategis SI/TI ini menjawab permasalahan pemanfaatan SI/TI suatu organisasi, adapun hasil identifikasi dari perencenaan strategis sistem informasi adalah terbentuknya portofolio aplikasi SI/TI.

 

 

           

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

https://d1wqtxts1xzle7.cloudfront.net/34565295/Manajemen_Sistem_Informasi.pdf?1409278279=&response-content-disposition=inline%3B+filename%3DPENGA_N_TA_R_KONSEP_DASAR_I_I_N_FO_R_M_A.pdf&Expires=1603934656&Signature=NCcxQw8z94Vs9r09fxGGEIA-9-Cn44Jb6txQcT0F2OUzszm-Ly~0Jo7udyZZlqnIAMmQm0ZYNz4Tf1MSaie4GOqCcgJ6lA06Ou9jwcbqF8bpCvlfOdml2cDeue0dluZErsKMhNuvQDW7WhNszREqotUGVSyybSDLV63~P6xibpN1z42MVCWAbN6DcXfom3O-R3k5CpBPZpJ-KtbdKTF-AILzpJN1Nu1W3rfu50oTrsC984HdEG7nClvPJjndeuO2Tm5QPfnDahrLGwRsPmy~gkl72XC9JlPq6yYqgppSYVwKfqoasgPeMBao51Yqa8Yz6Wz~gDVX9ekNpw6VHZRFtw__&Key-Pair-Id=APKAJLOHF5GGSLRBV4ZA ( KUMPULAN ARTIKEL DR. RICHARDUS EKO INDRAJIT S T I M I K P E R B A N A S R E N A I S S A N C E C E N T E R ).

 

https://media.neliti.com/media/publications/23396-ID-peranan-infrastruktur-teknologi-informasi-bagi-perkembangan-usaha-kecil-dan-mene.pdf

 

https://journal.uny.ac.id/index.php/jptk/article/view/3255/2737

 

https://www.hestanto.web.id/manfaat-teknologi-informasi-bagi-perusahaan/#:~:text=Menurut%20(Wreden%2C%201997%20dalam%20Hendri,5)%20mengembangkan%20aplikasi%20strategi%20baru.